Archief →

Kosten eigen aan de werkgever bij thuiswerken

Telewerken genereert bepaalde kosten voor de werknemers die eigen zijn aan de werkgever.

In de omzendbrief 2020/C/100 van 14.07.2020 behandelt de administratie de mogelijkheid voor de werkgever om onder bepaalde voorwaarden, een forfaitaire thuiswerkvergoeding toe te kennen aan zijn werknemers, met inbegrip van ambtenaren van de diverse overheden, die regelmatig en structureel thuiswerken, om de kosten te dekken die deze werknemers maken en die ten laste komen van de werkgever.

Die vergoeding van maximaal 126,94 euro per maand is bij de verkrijgers een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. Ingevolge indexering verhoogt dit bedrag vanaf 01.04.2020 tot 129,48 euro per maand.

Opdat thuiswerk regelmatig en structureel is, dienen er minstens 5 werkdagen per maand te worden gepresteerd.

De hier vermelde bedragen moeten niet evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties. Als een deeltijdse werknemer effectief aan de voorwaarden voldoet om de forfaitaire thuiswerkvergoeding te ontvangen, mag de werkgever de maximale forfaitaire thuisvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

Die forfaitaire thuiswerkvergoeding wordt geacht de bureaukosten te dekken. Dit zijn kosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik (inclusief huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, ... in de verblijfplaats van de werknemer.

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen verschillende functiecategorieën.

De werkgever heeft steeds nominatieve lijsten ter beschikking met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van de in deze circulaire bedoelde forfaitaire thuiswerkvergoeding. Die forfaitaire thuiswerkvergoeding die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt betaald, moeten worden verantwoord door individuele fiches 281xx. Ze mogen niet worden gecumuleerd met andere vergoedingen, zelfs reële vergoedingen die dezelfde kosten dekken, zelfs deels.

Deze maatregel is van toepassing vanaf 01.03.2020. Men dient dan ook uit te besluiten dat ze tevens de periode van het coronavirus beoogt tijdens welke de werknemers voor wie dat mogelijk was, verplicht waren om hun functie vanaf thuis uit te oefenen, of zelfs vanaf hun tweede verblijf of vakantielocatie indien ze zich daar bevonden tijdens de lockdown.

ComptAccount is door DBiT ontwikkeld, een dochteronderneming van Groep Larcier