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Contrôle fiscal et obligation de communiquer les documents

Tant en matière d'impôts sur les revenus que de tva, le législateur impose  des obligations de conservation et de communication des documents et pièces justificatives en vue de permettre au fisc d'assurer sa mission de contrôle.

Les faits sont toujours les mêmes : l'administration fiscale organise un contrôle chez un contribuable et/ou assujetti. Ce dernier n'assiste pas au contrôle mais met un des membres de son personnel à la disposition des agents du fisc pour répondre à leurs questions et leur fournir les documents requis.

Ultérieurement, le dirigeant se rend compte que son subordonné est allé un peu trop loin dans la communication des documents ou pièces justificatives. Il conteste alors le mode de communication et considère que les éléments litigieux ont été obtenus illégalement.

Dans ce cas, il n'obtiendra jamais gain de cause, car c'est de sa propre volonté que le dirigeant n'a pas assisté au contrôle et a délégué son subordonné pour assumer son rôle.

Mais il est d'autres cas où des fonctionnaires de l'administration se présentent chez le contribuable et/ou assujetti sans crier gare et emportent des documents, ou parfois une copie des fichiers informatiques. Le dirigeant n'étant pas présent lors de la visite, c'est un de ses subordonnés qui répond aux questions des agents des finances et fournit la copie des documents comptables et informatiques.

L'argument de l'illégalité de l'obtention des documents peut-il être soulevé ?

Dans un arrêt du 25.01.2019, la Cour de Cassation s'est penchée sur cette question.

Il s'agissait d'un cas visé plus haut (càd celui où le dirigeant avait délégué à un membre de son personnel son pouvoir d'assister les agents du fisc lors d'un contrôle annoncé et au cours duquel le subordonné avait fait une copie des fichiers informatiques qu'il avait remis aux fonctionnaires).

La Cour d'appel de Bruxelles avait conclu à la légalité de la procédure parce qu'il n'apparaissait nulle part que le dirigeant aurait limité les pouvoirs de son subordonné et que les fonctionnaires avaient légitimement cru qu'il avait les pouvoirs d'apporter sa collaboration à l'administration fiscale et même signer le procès-verbal établi à l'issue du contrôle.

La société introduisit un pourvoi en cassation contre cet arrêt et la Cour de Cassation confirme la position suivie par la Cour d'appel de Bruxelles.

Les arguments retenus par la Cour de Cassation nous aident à considérer l'attitude à adopter en cas de contrôle non annoncé.

La Cour considère que l'obligation de communication ne repose que sur la personne tenue à la conservation des documents, soit le dirigeant ou son mandataire.

Ce mandataire peut être un employé du dirigeant et l'administration ne peut à priori estimer que les pouvoirs de ce dernier sont limités, dans la mesure où il collabore avec elle sans émettre la moindre réticence.

Cela signifie que même en cas de contrôle inopiné, les fonctionnaires de l'administration fiscale se trouvent prémunis contre l'éventuelle illégalité de leurs réquisitions.

N'y a-t-il donc aucun moyen d'éviter ce genre d'inconvénients ?

Il y en a un, mais il doit résulter des règles internes à l'entreprise. Celle-ci doit en effet introduire dans son règlement de travail (ou par un document séparé signé par les membres du personnel qui ont accès aux documents comptables et informatiques) l'étendue de leurs pouvoirs en cas de contrôle fiscal ou social, annoncé ou non. Il sera aussi bienvenu d'afficher clairement cet avis dans le local où sont conservés les documents comptables et sur les postes informatiques, de manière telle que lorsque des agents du fisc se présenteront dans l'entreprise, ils seront au courant de l'étendue des pouvoirs du subordonné qui les recevra.

En cas de visite non annoncée, rien n'empêche en effet le membre du personnel à appeler le dirigeant pour recueillir ses instructions.

Si un procès-verbal est dressé et que le subordonné est requis pour le signer, il faudra aussi qu'il y fasse inscrire que ses pouvoirs ne l'autorisaient pas à collaborer avec le fisc.

Un contrôle fiscal se fait toujours dans le stress pour le contrôlé. Le fait de bien s'y préparer, même lorsqu'il survient de manière inopinée, est la seule voie pour faire admettre en cas de problème que le fonctionnaire a dépassé les principes de bonne administration qui lui étaient imposés.

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